domingo, 11 de abril de 2010

PROCESOS ADMINISTRATIVOS:

PROCESOS ADMINISTRATIVOS:

Munich Galindo, Lourdes. (1990)."Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad." "El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral." Reyes, Agustin. (1995). "Todo proceso administrativo, es de suyo único, forma un continuo inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indisolublemente unidos con los demás, y que, además, se dan de suyo simultáneamente."

El proceso administrativo en su concepto más sencillo es "la administración en acción". La administración comprende varias funciones o etapas necesarias de conocer para aplicarlas a cualquier estructura, al conjunto de las etapas se conoce con el nombre de proceso administrativo. La separación de elementos se emplea con fines metodológicos y analíticos, ya que las etapas están interrelacionadas y se dan como un proceso integral.

Llegamos a la conclusión, que un proceso es: El conjunto de etapas o pasos primordiales para la realización de cualquier tarea administrativa. Lyndall Urwick hace una separación fundamental en el proceso administrativo, llamándolas, fase mecánica y fase dinámica.

1. Fase mecánica.
Esta es la parte teórica de la administración o sea la parte estructural de la misma y tiene una proyección hacia el futuro.
2. Fase dinámica.
Se refiere a la parte operacional, se encarga de ver que se hagan las actividades y revisar como se han realizado dentro de la organización.

El siguiente paso es identificar, dentro de cada fase, los elementos o sectores que le corresponden a cada una de ellas.

Fayol, Henry nos dice que los elementos de la administración son las etapas o pasos principales a través de los cuales se realiza el proceso administrativo.

Dentro de la administración, los principales exponentes cuentan con diferentes criterios en los elementos o factores que integran el proceso administrativo; entre los cuales, encontramos a Henri Fayol, Lyndall Urwick, Koontz y O´Donnell, George R. Terry, Agustín Reyes Ponce, José Antonio Fernández Arena e Isaac Guzmán Valdivia.

Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:

ETAPAS, O FUNCIONES DE LOS PROCESOS DE LA ADMINISTRACION:

1- PLANEACIÓN:

Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

Sobre este particular, Reyes, A. (1997): señala lo siguiente: “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización”.

La planeación es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

En este sentido, Ruiz, J. (1997). Señala lo siguiente:

Importancia de la planeación

La planeación es importante para todo tipo de empresa, ya que mediante esta no solo se establecen los objetivos, sino que también se integran los recursos para ejecutarlos. A través de ella se provee las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.


Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

1. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

2. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.

3. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

5. Condiciona a la empresa a las condiciones que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las “corazonadas” o empirismos.

7. Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

8. Las decisiones se basan en hechos o no en emociones.

9. Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales operará la empresa.

10. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

11. Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12. Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona a la administración magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

13. Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

14. La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos miembros de la empresa hacia donde se dirigen los esfuerzos.

15. Maximizar el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles.

Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior.

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra más claramente esta división.

Objetivos

1. Aclarar, ampliar y determinar los objetivos.

2. Pronosticar.

3. seleccionar un plan de logros, enfatizando la creatividad para encontrar nuevos medios.

4. Establecer las condiciones y suposiciones bajo los cuales se hará el trabajo.

5. Anticipar los posibles problemas o cambios probables.

6. Modificar los planes del control.

Principios:

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirve como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

Es por ello que para planear eficientemente, se toma en cuenta los siguientes principios que son necesarios:

1. Factibilidad. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

2. Objetividad y cuantificación. Este principio, conocido también como el principio de Precisión, establece las necesidades de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, entre otros que reduzcan al mínimo los riesgos.

3. Flexibilidad. Los planes deben elaborarse tomando en cuenta situaciones imprevistas.

4. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y debe estar dirigido al logro de los propósitos y objetivos.

5. Del cambio de estrategias. Los planes pueden se pueden modificar de acuerdo a las estrategias empleadas.


2- ORGANIAZCIÓN:

La organización, es quizás el elemento mas imprescindible de las funciones administrativas, ya que sirve para agrupar y estructurar todos los recursos de la empresa, personas y equipos, con el objeto de alcanzar los recursos deseados de la mejor forma posible

Se refiere a la estructura técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.

Reyes, A (1997). Define la organización como: “la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.

Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organización.

Importancia:

1. La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge, complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la previsión y la planeación han señalado respecto a como de ser una empresa.

2. Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de la administración, dando lugar a que la contraponga a ésta ultima, como si la primera representara lo teórico y lo científico, y la segunda lo práctico y empírico.

3. También tiene gran importancia por constituir el punto de enlace los aspectos teóricos, que Urwick llama de mecánica administrativa, y los aspectos prácticos.

De ahí que muchos, al hacer el estudio de la organización prolongue su campo hasta los aspectos que corresponde a la integración: reclutamiento, selección, introducción y aun desarrollo de los trabajadores y jefes.

Principios de la organización:

 Principio de la especialización.
“Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empresa empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza”. Este principio es considerado fundamental dentro de la organización, ya que a través de la especialización se puede tener más precisión, profundidad de conocimiento, destreza y perfección, en cada de las personas que realizan una determinada función.

 Principio de unidad de mando.
“Para cada función debe existir un solo jefe”. Este principio establece la necesidad de que cada subordinado reciba órdenes solo de una persona respecto a la actividad que realiza.

 Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad.
“Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad que corresponde a aquella”. Cada nivel jerárquico debe tener perfectamente señalado el grado de responsabilidad que en la función de la línea respectiva corresponde a cada jefe.

 Principio del equilibrio de dirección-control.
“A cada grupo grada de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la unidad de mando”. En la administración obligatoriamente debe existir la delegación, ya que en ella consiste en lo que se ha de hacer a través de otros.

Las organizaciones se clasifican en:

1. Organización Formal: es la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir a una organización formal no significa que contenga nada inherente inflexible o indebidamente limitante.

2. Organización Informal: es el conjunto de actividades personales sin un propósito común consciente, aunque favorables a resultados comunes.


La organización se descompone en tres operaciones básicas para realizar su propósito.

a) Estructurar: esta operación crea la armazón adecuada, es la forma o reforma, una unidad administrativa entendiéndose como tal una empresa, una organización independientemente de sus fines, haciendo el conjunto de unidades que conforme la estructura organizativa: adecuando la organización con el tipo de trabajo que debe realizarse.

b) Sistematizar: esta operación, complemento por excelencia de la operación de estructuración por ser ella la que va ha señalar la forma como debe realizarse este conjunto de actividades y labores que la estructura ha precisado.

c) Instalar: Toda organización necesita una serie o asiento de todas sus funciones y operaciones.

Sistemas de organización

Son las diversas maneras que establecen la división de las funciones y la autoridad, a través de las cuales se realiza la organización. Se representa en cartas o gráficas, y es complementada con los análisis de puestos.


Existen tres sistemas fundamentales:

Organización Lineal: Este tipo de sistema se basa en la autoridad lineal, es decir que cada individuo no tiene sino un solo jefe para todos los aspectos de tal manera que entre el supervisor y el subordinado existe una línea directa de autoridad y responsabilidad exclusiva y total.


Organización funcional: Representa el lado opuesto a la lineal, se basa en la autoridad de especialización que tienen el conocimiento técnico, pero no el de mando y decisión, por lo tanto, aquí no funciona el principio de unidad de mando ya que cada jefe se dedica a una especialidad y cada persona puede estar subordinada simultáneamente por varios jefes dentro de la especialidad de cada uno.

Organización lineal y Staff: Esta organización es mas compleja pues reúne características de la estructura lineal y funcional por lo tanto es un tipo de estructura mixta que aprovecha las ventajas de ambas y procura reducir las desventajas de cada una de ellas.

En la organización lineal, los órganos que componen la organización siguen rígidamente el principio escalar – autoridad de mando. Sin embargo, para que los órganos de línea se puedan dedicar exclusivamente a sus actividades especializadas, se hace necesario contar con otros órganos encargados de la presentación de servicios especializados extraños a las actividades de los órganos de línea. Esos órganos que prestan servicios se llaman de “staff” o de asesoría los cuales proveen servicios, consejos, recomendaciones, etc. Los órganos de staff no obedecen al principio escalar ni poseen autoridad en relación a los órganos de línea.


3- DIRECCIÓN:

Reyes, A. (1997): define La dirección “Como el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida basándose en decisiones”.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección.

La esencia de la administración es coordinar: es lo que busca todo administrador. La administración es necesaria de esa coordinación, pero no es la coordinación misma, sino una de las causas, aunque se la más importante.


Etapas o Fases:

La dirección de una empresa considera que:

a. Que se delegue autoridad : en la administración significa “hacer a través de otros”
b. Que se ejerza la autoridad.
c. Que se establezcan canales de comunicación, mediante el cual se ejerce para controlar los resultados.
d. Que se supervise el ejercicio de la autoridad, en forma simultanea a la ejecución de las órdenes.


Principios:

 El principio de la coordinación de intereses.
“El logro del fin común se hará más fácil, cuanto mejor se logre coordinar los intereses de grupo y aun los individuales, de quienes participan en la búsqueda de aquel”. El gran reto del administrador radica en lograr que todos persigan el interés común, a base de ver que de esa manera obtiene mejor sus fines particulares.

 El principio de la impersonalidad del mando
“La autoridad en una empresa debe ejercerse, más como producto de una necesidad de todo el organismo social, que como resultado exclusivo de una voluntad del que manda”. Así como es natural la tendencia a mandar e imponer nuestra voluntad sobre la de los demás, es también igualmente natural nuestra repugnancia a recibir esa imposición de otros.

 En realidad la fuente inmediata de una orden en la empresa, surge de dos cosas: de la situación que la exige o la reclama, y de la autoridad del jefe, solo en el sentido de que, obligado por su responsabilidad frente a esa situación, elige el medio de resolverla.

 Principio de la vía jerárquica.
Al transmitir una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jamás saltarlos sin razón y nunca en forma constante.


4- CONTROL:

El proceso del control permite determinar lo que sé esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

En este particular Koontz, H. (1998): “El control Consiste en medir y conseguir el desempeño individual y organizado para garantizar que los hechos se apeguen a los planes, implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones y contribución a la corrección de estas”.

Principios del control:

Para la correcta aplicación de estos debe basarse en los siguientes principios:

 Equilibrio
 De los objetivos
 De las oportunidades
 De las desviaciones.
 De excepciones
 De la función controlada

Objetivos del control

De manera general se puede identificar los siguientes objetivos de control en el conjunto de transacciones que serán aplicadas a todos los sistemas de organización empresarial.

a. Autorización de las transacciones: toda transacción tiene que contar con sistema adecuado de autorización conforme a las instrucciones y criterios, ligada a una adecuada comunicación de responsabilidades.

b. Adecuado registro y clasificación e imputación del periodo contable de las transacciones: es obligatoria la existencia de procedimientos que aseguren la codificación de las transacciones contables de manera que faciliten la realización de los estados financieros de acuerdo al principio y criterios establecidos por la empresa.

c. Verificación de los sistemas: Este objeto esta enfocado a la verificación periódica del correcto funcionamiento de las transacciones de información generada por el sistema de procedimiento establecido, de tal manera que pueda detectarse posibles errores.

d. Supervisión: la supervisión permite que los empleados se adapten a los procedimientos establecidos por la organización.

Sistemas de control:

La finalidad del control es principalmente preventiva y en última estancia, correctiva, este es un éxito cuando evita o previene, las finalidades del control interno pueden establecerse de la siguiente manera:

a) Desterrar fraudes, trabajos inútiles e irregularidades.

b) Conseguir exactitud en todos los registros contables.

c) Mejorar la eficiencia de los procedimientos de la oficina y la compresión y uso de los sistemas administrativos.

d) Ayudar al personal a integrarse ene l trabajo de equipo para reducirlo al mínimo.

El control, además de ser correctivo, anticipa las desviaciones, también puede ser preventivo siendo este ultimo el preferido en la mayoría de los casos ya que los costo de hacer correcciones son menores.

Características del control:

 Oportuno: es decir tiene que detectar las fallas en el momento, de modo que se puedan tomar las medidas preventivas con rapidez a fin de reducir los daños a lo más mínimo posible.

 Claro sencillo y ágil: debe ser claro para que todos puedan entenderlo de una misma manera y por supuesto debe ser sencillo para que pueda administrar con rapidez y al mismo tiempo le dote de agilidad.

 Flexible y aceptable: debe ser flexible para que tenga capacidad de adaptación a las circunstancias imperantes de lo contrario estaría condenado al fracaso.

 Objetivo y realista: el sistema del control debe ser orientado a controlar el comportamiento de personas y concretamente maquinas. El control debe hablar sobre mediciones, ponderaciones y evaluaciones precisas con criterios claros e imparciales sin apreciaciones subjetivas o personales.

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