Definición:
Es una sistemática apreciación del desempeño del potencial de desarrollo del individuo en el cargo. Toda evaluación es un proceso para estimular o juzgar el valor, la excelencia, las cualidades de alguna persona. La evaluación de los individuos que desempeñan papeles dentro de una organización puede hacerse mediante varios enfoques, que reciben denominaciones como: evaluación del desempeño, evaluación del mérito, evaluación de los empleados, informes de progreso, evaluación de eficiencia funcional, etc. Algunos de estos conceptos son intercambiables.
Una evaluación del desempeño es un concepto dinámico, ya que los empleados son siempre evaluados con cierta continuidad, sea formal o informalmente en las organizaciones.
Una evaluación del desempeño es un medio a través del cual es posible localizar problemas de supervisión de personal, de integración del empleado a la organización o al cargo que ocupa en la actualidad, de desacuerdos, de desaprovechamiento de empleados con potencial más elevado que el requerido por el cargo, de motivación, etc.
1. Constituye una técnica de dirección imprescindible en la actividad administrativa.
2. Puede ayudar a determinar la falta de desarrollo de una política de recursos humanos adecuada a las necesidades de la organización.
3. Es una especie de inspección de calidad en la línea de montaje.
4. No es por sí misma un fin, sino un instrumento, un medio, una herramienta para mejorar los resultados de los recursos humanos de la empresa.
5. Intenta alcanzar diversos objetivos intermedios como: adecuación del individuo al cargo, entrenamiento, promociones, incentivo salarial por buen desempeño, autoperfeccionamiento del empleado; estímulo a la mayor productividad, etc.
6. Permite alcanzar los siguientes objetivos:
ü Condiciones de medición del potencial humano en el sentido de determinar su plena aplicación.
ü El tratamiento de los recursos humanos como un recurso básico de la empresa y cuya productividad puede desarrollarse indefinidamente, dependiendo de la forma de administración.
ü Dar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización, teniendo en cuenta de una parte, los objetivos empresariales y, de otra, los objetivos individuales.
La evaluación del desempeño humano puede efectuarse mediante técnicas que pueden variar notablemente, no sólo de una empresa a otra, sino dentro de una misma empresa, ya se trate de niveles de personal diferentes o de diversas áreas de actividad.
La aplicación del personal se define según el nivel y la posición de los cargos, con frecuencia las empresas utilizan más de un sistema de evaluación. Cada sistema sirve a determinados objetivos específicos y a determinadas características de las diversas categorías de personal. Hay varios métodos de evaluación del desempeño, cada uno de los cuales presenta ventajas y desventajas y relativa adecuación a determinados tipos de cargos y situaciones. Pueden utilizarse varios sistemas de evaluación del desempeño, como también estructurar cada uno de éstos en un método diferente, adecuado al tipo y a las características de los evaluados y al nivel y a las características de los evaluadores.
Características del Método de Escala Gráfica.
Los factores se seleccionan previamente para definir en cada empleado las cualidades que se intenta evaluar. Cada factor se define con una descripción sumaria, simple y objetiva, para evitar distorsiones. Cuanto mejor sea esta descripción, mayor será la precisión del factor. Este factor se dimensiona un desempeño, que va desde el débil o el insatisfactorio hasta el óptimo o el muy satisfactorio.
El método de evaluación del desempeño por escalas gráficas puede implementarse mediante varios procesos de clasificación, de los cuales los más conocidos son:
ü Escalas gráficas continuas.
ü Escalas gráficas semicontinuas.
ü Escalas gráficas discontinuas.
Algunas empresas utilizan el método de escala gráfica con atribución de puntos, con el fin de cuantificar los resultados para facilitar las comparaciones entre los empleados. Los factores se ponderan y ganan valores en puntos, de acuerdo a su importancia en la evaluación. Una vez que se ha hecho la evaluación, se cuentan los puntos obtenidos por los empleados.
Ventajas del Método de Escalas Gráficas.
Este método presenta las siguientes ventajas:
1. Brinda a los evaluadores un instrumento de evaluación de fácil comprensión y de aplicación simple.
2. Posibilita una visión integrada y resumida de los factores de evaluación, es decir, de las características de desempeño más destacados por la empresa y la situación de cada empleado ante ellas.
3. Exige poco trabajo al evaluador en el registro de la evaluación, ya que lo simplifica enormemente.
Este método presenta las siguientes desventajas:
- No permite al evaluador tener mucha flexibilidad, y por ello debe ajustarse al instrumento y no éste a las características del evaluado.
- Está sujeto a distorsiones e interferencias personas de los evaluadores, quienes tienden a generalizar su apreciación acerca de los subordinados para todos los factores de evaluación.
- Tiene a rutinizar y generalizar los resultados de las evaluaciones.
- Requiere procedimientos matemáticos y estadísticos para corregir distorsiones e influencia personas de los evaluadores; tiende a presentar resultados tolerantes o exigentes para todos sus subordinados.
Método de Elección Forzada.
Es un método de evaluación del desempeño desarrollado por un equipo de técnicos estadounidenses durante
La naturaleza de las frases puede variar mucho, no obstante, hay dos formas de composición:
a) Se forman bloques de dos frases de significado positivo y dos de significado negativo. Al juzgar al empleado, el supervisor o evaluador elige la frase que más se ajusta y, luego, la que menos se ajusta el desempeño del evaluado.
b) Se forman bloques de sólo cuatro frases de significado positivo. Al juzgar al empleado, el supervisor o evaluador elige las frases que más se ajustan al desempeño del evaluado.
En el formulario con cloques de significados positivos y negativos, el supervisor o el evaluador están en condiciones de percibir y localizar las frases que posiblemente suman puntos, pudiendo así, con cierta argucia, distorsionar el resultado de la evaluación. El formulario con bloques de significado solamente positivo, la presencia de frases con un único sentido positivo dificulta mucho la evaluación dirigida, llevando al supervisor o al evaluador a reflejar y a ponderar sobre cada bloque y escoger las frases más descriptivas del efectivo desempeño del evaluado.
Las frases que conforman los conjuntos o bloques no se escogen al azar, sino que deben deseleccionarse de manera razonable mediante un procedimiento estadístico tendiente a verificar su adecuación a los criterios existentes en la empresa, y su capacidad de discriminación, a través de dos índices: el índice de aplicabilidad y el índice de discriminación.
- Proporciona resultados más confiables y exentos de influencias subjetivas y personales, por cuanto elimina el efecto de generalización.
- Su aplicación es simple y no requiere preparación intensa o sofisticada de los evaluadores.
Desventajas del Método de Elección Forzada.
1. Su elaboración e implementación son complejas, exigiendo un planeamiento muy cuidadoso y demorado.
2. Es un método básicamente comparativo y discriminativo y presenta resultados globales; discrimina sólo los empleados buenos, medios y débiles, sin dar mayor información.
3. Cuando se utiliza para fines de desarrollo de recursos, necesita una complementación de informaciones acerca de las necesidades de entrenamiento potencial de desarrollo, etc.
4. Deja al evaluador sin ninguna noción del resultado de la evaluación con respecto a sus subordinados.
Método de Investigación de Campo.
Mediante este método, la evaluación del desempeño la efectúa el superior (jefe), pero con asesoría de un especialista (staff) en evaluación del desempeño. El especialista va a cada una de las secciones para entrevistar a los jefes sobre el desempeño de sus respectivos subordinados. De aquí proviene el nombre de investigación de campo. Aunque la evaluación sea responsabilidad de línea de cada jefe, hay un énfasis en la función de staff en asesorar de manera más completa a cada jefe.
El especialista en evaluación del desempeño hace una entrevista de evaluación con cada jefe, cumpliendo aproximadamente el siguiente itinerario.
a. Evaluación Inicial: el desempeño de cada funcionario se evalúa inicialmente en uno de los tres aspectos siguientes:
ü Desempeño más que satisfactorio (+).
ü Desempeño satisfactorio (±).
ü Desempeño menos satisfactorio (-).
b. Análisis Suplementario: una vez definida la evaluación inicial del desempeño de cada funcionario, ese desempeño pasa a ser evaluado con mayor profundidad a través de preguntas del especialista al jefe.
c. Planeamiento: una vez analizado el desempeño se elabora un plan de acción, que puede implicar:
ü Consejería al funcionario.
ü Readaptación del funcionario.
ü Entrenamiento.
ü Desvinculación y sustitución.
ü Promoción a otro cargo.
ü Mantenimiento en el cargo actual.
d. Seguimiento (fair play): se trata de una verificación o comprobación del desempeño de cada funcionario.
Ventajas del Método de Investigación de Campo.
El método de investigación de campo ofrece las siguientes ventajas:
1. Cuando está precedido de dos etapas preliminares de análisis de la estructura de cargos y de análisis de las aptitudes y calificaciones profesionales necesarias, permite al supervisor una profunda visualización no sólo del contenido de los cargos bajo su responsabilidad, sino también de las habilidades, las capacidades y los conocimientos exigidos.
2. Proporciona una relación provechosa con el especialista en evaluación, quien presta al supervisor una asesoría y también un entrenamiento de alto nivel en la evaluación de personal.
3. Permite efectuar una evaluación profunda, imparcial y objetiva de cada funcionario, localizando las causas de comportamiento y las fuentes de problemas.
4. Permite un planeamiento de acción capaz de retirar los obstáculos y proporcionar mejoramiento del desempeño.
5. Permite un acoplamiento con el entrenamiento, plan de carreras y demás áreas de actuación de
6. Acentúa la responsabilidad de línea y la función de staff la evaluación de personal.
7. Es el método más completo de evaluación.
Desventajas del Método de Investigación de Campo.
El método de investigación de campo presenta también las siguientes limitaciones:
- Tiene elevado costo operacional, por la actuación de un especialista en evaluación.
- Hay retardo en el procesamiento por causa de la entrevista uno a uno con respecto a cada funcionario subordinado y al supervisor.
Método de Incidentes Críticos.
Es un método de evaluación del desempeño bastante simple, creado y desarrollado por los especialistas de las fuerzas armadas norteamericanas durante
Características del Método de Incidentes Críticos.
Este método se basa en el hecho de que en el comportamiento humano existen ciertas características extremas capaces de conducir resultados positivos (éxito) o negativos (fracaso). El método no se preocupa de las características situadas dentro del campo de la normalidad, sino exactamente de aquellas características muy positivas o muy negativas. Se trata de una técnica sistemática, mediante la cual el supervisor inmediato observa y registra los hechos excepcionalmente positivos y los hechos excepcionalmente negativos con respecto al desempeño de sus subordinados. De esta manera, el método de incidentes críticos focaliza las excepciones -tanto positivas como negativas- en el desempeño de las personas.
Los aspectos positivos deben realizarse y preferiblemente utilizarse, en tanto que los negativos deben corregirse o eliminarse. Cada factor de evaluación se utiliza en términos de incidentes críticos o excepcionales.
Método de Comparación por Pares.
Es un método de evaluación del desempeño que compara a los empleados en turnos de a dos, y se anota en la columna de la derecha aquél que se considera mejor en cuanto al desempeño. En este método también pueden utilizarse factores de evaluación. De este modo cada hoja del formulario será ocupada por un factor de evaluación del desempeño.
Se recomienda la aplicación del sistema de comparación por pares, a pesar de ser un proceso muy simple y poco eficiente, sólo cuando los evaluadores no estén en condiciones de utilizar otros métodos.
Método de Frases Descriptivas.
Este método es ligeramente diferente del método de elección forzada, sólo porque no exige obligatoriedad en la elección de frases. El evaluador señala sólo las frases que caracterizan el desempeño del subordinado (signo “+” o “S”) y aquellas que en realidad demuestran el opuesto de su desempeño (signo “-“ o “N”).
Método de Autoevaluación.
Es el método mediante el cual se le pide al empleado hacer un análisis sincero de sus propias características de desempeño. Puede utilizar sistemas diversos, inclusive formularios basados en los esquemas presentados en los diversos métodos de evaluación del desempeño ya descritos.
Método de Evaluación por Resultados.
Este método está muy ligado a los programas de administración por objetivos y se basa en una comparación periódica entre los resultados asignados (o esperados) para cada funcionario y los resultados efectivamente alcanzados.
Las conclusiones con respecto a los resultados permiten identificar los puntos fuertes y los débiles del funcionario, así como las medidas necesarias para el próximo período. Es sobre todo un método práctico, aunque su funcionamiento dependa de las actitudes y de los puntos de vista del supervisor con respecto a la evaluación del desempeño.
Métodos Mixtos.
Es muy común que las organizaciones caracterizadas por la complejidad de sus cargos recurran a una combinación de métodos en la composición de modelos de evaluación del desempeño.
El Proceso de Evaluación del Desempeño.
Los métodos de evaluación del desempeño son sumamente diversos, tanto en su presentación y en aspectos relacionados con la propia evaluación y con las prioridades involucradas, como en su mecánica de funcionamiento, ya que cada organización ajusta los métodos a sus peculiaridades y sus necesidades. Es muy común hallar organizaciones en las que funcionan tres o cuatro sistemas diferentes de evaluación de personal. Para trabajadores por horas, para trabajadores por meses, para supervisores y ejecutivos; algunas inclusive, tienen un sistema diferente para los vendedores.
Cada organización tiene sus propios sistemas de evaluación del desempeño adecuados a las circunstancias, a su historia y a sus objetivos.
Frecuentemente se siguen algunos lineamientos acerca de los sistemas de evaluación del desempeño:
- Resistir la tentación de integrar un gran sistema de evaluación del desempeño, capaz de servir a todas las necesidades gerenciales; un sistema grande y rígido puede tener consistencia y uniformidad, pero no presenta valor práctico ni adecuación a la dinámica humana de la organización.
- Permitir varios tipos de retroalimentación (feedback) al individuo, acerca de su desempeño, y evitar comparaciones de tipo suma-cero que, intentando una apreciación concreta, imponen una representación artificial en extremo.
- Enfocar el sistema de evaluación del desempeño como un sistema abierto y orientado hacia el desempeño futuro.
Pasos en un Programa de Evaluación del Desempeño.
- Formular los requisitos de desempeño. En otras palabras, determinar lo bien que usted espera que el empleado desempeñe sus obligaciones.
- Discutir los requisitos de desempeño con el empleado y ajustarlos según sea necesario.
- Observar lo que está haciendo el subordinado.
- Evaluar su desempeño comparándolo con los requisitos.
- Comentar la evaluación con el empleado.
- Tomar la acción adecuada.
ü Determinar relevancia del desempeño individual en relación a los objetivos organizacionales.
ü Colaborar en la determinación y desarrollo de políticas adecuadas a las necesidades de la organización.
ü Incrementar la productividad de la organización, mejorando la calidad de servicio.
ü Proveer un instrumento objetivo para la toma de decisiones administrativas.
Logro de los objetivos de
Eficiencia: significa la utilización adecuada de los recursos empresariales. La eficiencia está relacionada con los medios (métodos, procedimientos, normas, programas, procesos, etc.). Reside básicamente en hacer las cosas de manera correcta, esto es, de la mejor manera posible.
Eficacia: significa alcanzar los objetivos de la empresa. La eficacia está ligada a los fines, esto es, a los objetivos que la empresa pretende alcanzar a través de su funcionamiento. Reside básicamente en hacer las cosas que son importantes para lograr los resultados, o sea los objetivos.
Cuando un programa de evaluación del desempeño es bien planeado, coordinado y desarrollado, normalmente proporciona beneficios a corto, mediano y largo plazo. Por lo general, los principales beneficiarios son el individuo, el jefe, la empresa y la comunidad.
1. Beneficios para el jefe: El jefe tiene condiciones para:
ü Evaluar mejor el desempeño y el comportamiento de los subordinados con base en las variables y los factores de evaluación y, sobre todo, contando con un sistema de medición capaz de neutralizar la subjetividad.
ü Proponer medidas y disposiciones orientadas a mejorar el patrón de comportamiento de sus subordinados.
ü Comunicarse con sus subordinados para hacer que comprendan la mecánica de evaluación del desempeño como sistema objetivo, y mediante ese sistema la manera como está desarrollándose su desempeño.
2. Beneficios para el Subordinado: El subordinado:
ü Conoce las reglas del juego, es decir, los aspectos de comportamiento y de desempeño que la empresa valora más en sus funcionarios.
ü Conoce cuáles son las expectativas de su jefe acerca de su desempeño y sus fortalezas y debilidades, según la evaluación del jefe.
ü Sabe qué disposiciones o medidas está tomando el jefe con el fin de mejorar su desempeño (programa de entrenamiento, capacitación, etc.) y las que el propio subordinado deberá tomar por su cuenta (auto corrección, mayor esmero, mayor atención al trabajo, cursos por su propia cuenta, etc.).
ü Adquiere condiciones para hacer autoevaluación y autocrítica para su auto desarrollo y autocontrol.
3. Beneficios para la empresa: La empresa:
ü Está en condiciones de evaluar su potencial humano a corto, medio y largo plazo y definir la contribución de cada empleado.
| FACTORES DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO | DÉBIL | TOLERABLE | REGULAR | BUENO | ÓPTIMO |
| CANTIDAD DE TRABAJO ejecutada por el trabajador | Poca ( ) | Alguna ( ) | Mediana ( ) | Grande ( ) | Enorme ( ) |
| CALIDAD DE TRABAJO ejecutada por el trabajador | Pésimo ( ) | Razonable ( ) | Regular ( ) | Buena ( ) | Excelente ( ) |
| CONOCIMIENTO DEL TRABAJO del trabajador | Poco ( ) | Alguno ( ) | Mediano ( ) | Grande ( ) | Profundo ( ) |
| PUNTUALIDAD de trabajador | Ninguna ( ) | Poca ( ) | Regular ( ) | Bastante ( ) | Extrema ( ) |
| ASISTENCIA del trabajador | Ninguna ( ) | Poca ( ) | Regular ( ) | Bastante ( ) | Extrema ( ) |
FUENTE: Chiavenato, I. (1997)
Ventajas de
ü Proporciona juicios sistemáticos para dar apoyo a los aumentos de salario, Las promociones, las transferencias y algunas veces los despidos.
ü Son un medio para indicar a los empleados como va su desempeño e indicar los cambios necesarios en comportamiento, actitudes, habilidades y conocimientos del puesto; permite a los empleados saber donde se encuentra en relación con su jefe.
ü Sirve como base para la formulación de críticas y para que el superior dé consejos a los empleados.
Desventajas de
ü Los empleados implicados en la evaluación del desempeño podrían visualizarlos como una situación de recompensa y castigo.
ü El énfasis de la evaluación del desempeño podrían caer en el llenado mecánico de las formas en lugar de criticar el desempeño del empleado.
ü Podrían generarse algún tipo de reacción negativa por parte de empleados, al evaluador hacer cualquier comentario desfavorable.
Diagnóstico Interno (Fortalezas y Debilidades).
Las fortalezas son aquellas condiciones que a nivel interno de una organización pueden potenciar metas y objetivos. Las fortalezas deben utilizarse en función de los servicios brindados.
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