CAPACITACIÓN:

CAPACITACIÓN:

Dfinición: Es un proceso educacional por medio del cual las personas adquieren conocimientos, habilidades y actitudes para el desempeño de sus cargos. Con el fin de formación y preparación de las personas. Esta orientado eminentemente hacia el desempeño del cargo, ya sea actual o un cargo futuro en la empresa. Como proceso educacional, la capacitación incluye tres tipos de contenidos:

· Transmisión de información y conocimientos: La capacitación generalmente tiene por objeto la transmisión de información y de conocimiento necesario para ejercer el cargo que se ocupara, ya sea información sobre el trabajo, la empresa, sus productos o servicios, sus reglas o reglamentos internos, su estructura organizacional, entre otros.

· Desarrollo de habilidades: La capacitación también se utiliza para el desarrollar ciertas habilidades y destrezas relacionadas con el cargo actual o futuro. Buena parte de estas habilidades son motoras y manuales y su desarrollo exige capacitación y practica constante.

· Desarrollo de actitudes: Por lo común, se trata de transformar actitudes negativas o inadecuadas en actitudes positivas y favorables. Es el caso del desarrollo de actitudes de relaciones humanas (para mejorar la relación entre las personas), desarrollo de hábitos y actitudes con los clientes o usuarios. El desarrollo de actitudes tiene a mejorar la forma de tratar al cliente, al colega, como comportarse, como el proceso de ventas, como solucionar dificultades o negativas del cliente, entre otros.

La Capacitación como Proceso Educación y Cíclico.

Compuesto por cuatro fases:

Ø Determinación de las Necesidades de Capacitación: Es la primera fase del proceso cíclico de capacitación, porque se repite indefinidamente. La determinación de las necesidades de capacitación corresponde al diagnostico de lo que se debe hacer, el verificar los problemas que ocurren en la empresa. En general una necesidad de capacitación es una deficiencia en el desempeño del cargo, y se detecta por medio de los problemas que suceden en el momento, y casi siempre ocurre por necesidad de capacitación:

a) Baja productividad del personal;

b) Baja calidad del trabajo;

c) Comunicaciones deficientes;

d) Exceso de errores o desperdicio de tiempo y material;

e) Elevado numero d accidentes;

f) Averías frecuentes en la maquinas o equipos.

Por otro lado, cualquier cambio futuro que ocurra dentro de la empresa significa nuevas necesidades de capacitación, pues las transformaciones en la empresa provocan modificaciones en las habilidades y conductas de los funcionarios. Así, también provocan necesidades de capacitación los siguientes cambios que ocurren de la empresa:

a) Expiación de la empresa e incorporación de nuevos empleados;

b) Cambios de métodos y procesos de trabajo;

c) Modernización de los equipos e instalaciones de la empresa;

d) Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.

Ø Programa de la Capacitación:

Es la que se encarga de planear todo los detalles de la forma en que será ejecutada la capacitación en términos de contenido, técnicas, periodos, local donde se realizara, quienes serán los aprendices y quienes los instructores. Una vez verificada las necesidades de capacitación esta segunda fase debe superarlas, porque programar significa determinar lo siguiente :

a) Quien debe ser capacitado, es decir quienes serán los aprendices.

b) En que se debe capacitar, esto es, cual es el contenido de la capacitación.

c) Como se debe capacitar, o sea, cuales son las técnica de capacitación.

d) Cuando se debe capacitar, es decir, cual es la época de la capacitación.

e) Donde se debe capacitar, o sea, cual es el local de capacitación.

f) Quien hará la capacitación, esto es, quien será el instructor.

Ø Ejecución de la Capacitación:

Consiste en hacer funcionar el programa de capacitación. Es decir, reunir los aprendices y transmitirle los contenidos a través de las técnicas escogidas, en la época y en el local programado, mediante un instructor. De ahí la importancia de la programación de la capacitación y de elaborar la lista con las necesidades de capacitación que le dio base. Generalmente, la ejecución de la capacitación la hace el propio organismo donde trabaja el empleado, pues es una responsabilidad de línea y nadie mejor que el propio jefe puede ejecutar la capacitación del subordinado y la ejecución de la capacitación puede hacerse de tres manera diferentes :

a) En el propio local de trabajo. Esta se realiza donde el funcionario trabaja y mientras trabaja. No hay necesidad de salir de la sección para ser capacitado. Es el caso de la capacitación de habilidades y destrezas en el manejo de maquinas y equipos que el empleado usa en su propio cargo, como maquina de escribir, calculadoras, terminales de computación, caja electrónicas, entre otros.

b ) En la empresa pero fuera del lugar de trabajo. Se realiza en alguna sala de clase o en un local dentro de la empresa. No hay necesidad de salir de la empresa, pero el empleado se moviliza para otra sección. Es el caso de la capacitación de nuevas actitudes o de nuevos conocimientos que exigen una sala de clases especiales y también el caso de programas de integración de nuevos empleados a la empresa.

c) Fuera de la empresa. La capacitación se efectúa fuera de la empresa o en una institución externa. Es el caso de capacitación de nuevos conocimientos especializados que exigen instructores especializados de otras instituciones, además de la ejecución de la capacitación exige aplicar diversas técnicas y las principales son las siguientes:

a) Clases magistrales. Es la técnica para transmisión de nuevos conocimientos e informaciones. Generalmente se utilizan recursos audiovisuales como pizarron, retroproyector de transparencias, monitores de videocasete, entre otros.

b ) Demostraciones. Es la principal técnica para la transmisión de conocimientos sobre la operación de maquinas y equipos, ya sea de escritorio o para producción fabril.

c) Lectura programada. Es la mas barata, porque se basa en la lectura de textos previamente indicados. No exige instructor y puede ser realizada fuera del horario de trabajo, pero exige se evalué el aprendizaje.

d) Instrucción programada. Esta se basa en grupos de informaciones seguidas por test de aprendizaje que determinan si el aprendiz vuelve al grupo anterior si no aprendió lo suficiente o si continua en el grupo siguiente. También ahorra el instructor y la evaluación del aprendizaje.

e) Dramatización. Es una técnica ideal para la transmisión de nuevas actitudes y conductas. Se basa en representar un rol. Es ideal para cargos que exigen contacto con personas, como vendedores, demostradores, etc. Es muy utilizado para capacitar en relaciones humanas en el trabajo, para enseñar a jefes y supervisores como líder con los subordinados.

Ø Valuación de los Resultados de la Capacitación:

Constituye la ultima etapa del proceso de capacitación y sirve para verificar si el que fue programado y ejecutado realmente satisfizo las necesidades de capacitación diagnosticadas anteriormente.

Si los problemas diagnosticados; como por ejemplo, baja productividad, baja calidad, elevado índice de reparación de maquinas y equipos, entre otros, fueron eliminados, la capacitación fue eficaz y surtió los efectos deseados.

Sin embargo, si los problemas diagnosticados permanecen después de la capacitación, es indudable que alguna cosa salió mal; el diagnostico se hizo en forma deficiente o la programación no fue correcta o porque la ejecución de la capacitación fue precaria. Compete a la evaluación de los resultados de la capacitación verificar si todo salió bien o si algo salió mal.

Importancia de la Capacitación:

Finalidad: Es mantener a todas las personas preparadas para el desempeño de sus cargos actuales o futuros, ya sea trasmitiéndoles información y conocimientos, habilidades o actitudes.

Importancia: Sin ella, las personas no están preparadas para la ejecución de sus tareas en la empresa y pierden eficiencia y productividad. El empleado se torna lento en la realización de su trabajo, se pierde fácilmente, comete errores en cada momento, inutiliza material, pierde tiempo, disminuye calidad. Es importante para la empresa y para el funcionario en la medida que proporciona al trabajo excelencia, productividad, calidad, rapidez, perfección, utilización correcta del material y sobre todo, la satisfacción personal de ser bueno en lo que se hace.

Adiestramiento: Proceso de crecimiento y perfeccionamiento del recurso humano a través de la capacitación y adiestramiento para su incorporación a los planes de carrera previstos por la Entidad.

Políticas: En la Entidad el adiestramiento se realiza cubriendo las etapas de Investigación, Planificación, Desarrollo y Evaluación. El supervisor tiene la responsabilidad de formar y desarrollar al personal bajo su cargo.

La Entidad que realiza un plan de adiestramiento anual considerando como insumo entre otros la Evaluación de Desempeño.

Las actividades de adiestramiento están orientadas a:

Ø Preparar al personal para la ejecución inmediata de las tareas particulares de su cargo.

Ø Proporcionar los conocimientos necesarios para el continuo desarrollo del personal.

Ø Lograr cambios de actitud.

Ø Los criterios que emplea la Entidad para evaluar la efectividad del adiestramiento se basan en los resultados del proceso referidos a :

Ø Las relaciones de los adiestrados al contenido del programa y al proceso en general.

Ø Los conocimientos adquiridos mediante el proceso de capacitación

Ø La contribución del adiestramiento en los resultados financieros de la Entidad

Ø La relación Inversión versus Gasto.