domingo, 11 de abril de 2010

ADMINISTRACIÓN Y ELEMENTOS QUE LA CONFORMAN:

ADMINISTRACIÓN:

DEFINICIÓN:

Según Jiménez, C. (1978). Define que “la administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo a fin de lograr propósitos comunes que individualmente no es factible lograr”.

Por su parte Terry, G. (1997), define la administración en atención a su objeto y también como un proceso. En atención a su objeto: "Administrar es lograr un objetivo determinado mediante el esfuerzo humano y la utilización de un conjunto de procesos" en atención al proceso: "Administrar es un proceso distintivo que consiste en la planificación, organización, ejecución y control empleados para determinar y lograr los objetivos mediante el uso de gente y recursos”.

Para las organizaciones que están en vías de desarrollo, el principal elemento para desarrollar su productividad y su competitividad con otras es mejorar la calidad en su administración.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN:

La administración tiene dos objetivos principales: Eficiencia y Eficacia.

· EFICIENCIA:

Se refiere a los medios, métodos, los procesos, las reglas y los reglamentos sobre la manera en que deben hacerse las cosas en una empresa, con el fin de que los recursos sean adecuadamente utilizados.

· EFICACIA:

Se refiere a los fines, los objetivos y resultados por alcanzar, obviamente cada empresa tiene sus propios objetivos.

Un objetivo administrativo es una meta que se fija, que requiere un campo de acción definido y que sugiere la orientación para los esfuerzos de un dirigente.

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN:

La administración tiene como finalidad buscar en forma directa precisamente la obtención de resultados de máxima eficiencia en la coordinación, y solo a través de ella, se refiere a la máxima eficiencia o aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materia prima, maquinarias, entre otras.

La coordinación es considerada, como la esencia misma de la administración ya que esta abarca:

a. La acción de quien esta administrando.

b. La actividad misma que resulta de la administración, o en lo que se traduce: planear, dirigir, y organizar.

c. Sobre todo, el fin perseguido: tratándose de lo que tiene naturaleza practica, el fin debe ser; los que busca el administrador, el cual consiste en obtener coordinación.

ELEMENTOS DE LA ADMINSITRACIÓN:

Según la concepción de Fayol, considerado padre de la Administración Técnica, señala cinco grupos de actividades que tiene que ver directamente con los elementos de la administración:

§ Operaciones financieras. Es aquella que tiene por objeto procurar al organismo social los elementos económicos que sirven de base para la adquisición de materiales.

§ Operaciones productivas. Son las que tienen como fin de crear los bienes o prestar los servicios que constituyen el objetivo del organismo social.

§ Operaciones de ventas o distribución. Es la que tiene por objeto hacer que los bienes o servicios, lleguen en forma efectiva a manos de los consumidores que lo requieran.

§ Operaciones de conservación. Se refiere a la manera de proteger los bienes materiales y recursos que la empresa utiliza, para lograr que duren el mayor tiempo posible.

§ Operaciones de registro. Es la que tiene por objeto fijar los resultados de la empresa realiza en forma escrita.

CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN:

La administración se basa en las siguientes características, según Reyes, Agustin. (1995):

1. Su Universalidad.

La administración se da en todo tipo de organizaciones, llámese Estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.

2. Su Especificidad.

La administración tiene características propias que son inconfundibles con otras ciencias, aunque se auxilie de ellas.

3. Su Unidad Temporal.

En la administración, siempre se están dando todas o algunas partes del proceso administrativo.

4. Su Unidad Jerárquica.

Siempre se respetan los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

5. Valor Instrumental.

La administración es un medio para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados.

6. Amplitud de Ejercicio.

Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.

7. Interdisciplinariedad.

La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, psicología, filosofía, antropología, etc.

8. Flexibilidad.

Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Los mismos conceptos y prop6sitos analizados para la estructuración de una definición sobre la administración nos dan la pauta para determinar su importancia.

Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se vera reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera.

Para demostrar lo anterior, se debe considerar los siguientes hechos:

1. La administración puede darse a donde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, esta será mas necesaria.

2. Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que solo a través de ella, es como se hace buen use de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

3. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa. Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin ella no podrían actuar.

4. Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, entre otros.

5. La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

6. Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la administración es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en esta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, entre otros.

7. Permite crear y mantener un clima satisfactorio de intercambio dentro y fuera de la organización.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN:

La Enciclopedia Salvat nos dice que un principio es:

"Cualquiera de las primeras proposiciones o verdades por donde se empieza a estudiar, y son los rudimentos y como fundamentos de ellas."

Para casi todos los autores clásicos de la administración, definen a los principios:

Como normas o leyes capaces de resolver los problemas de un organismo social.

Por lo tanto, podemos decir que los principios de administración son:

Verdades primordiales que sirven como una guía para resolver los problemas dentro de la organización.

En el año de 1911, Frederick W. Taylor publicó su obra "The principles of Scientific Management.", y establece cuatro principios básicos de la administración científica que son los siguientes:

¨ Principio de Planeamiento.

En el cual se evita que el trabajador improvise su trabajo.

¨ Principio de Preparación.

En este punto se logra que el empleado obtenga una capacitación para desarrollar mejor su trabajo y por consiguiente, mejore su productividad.

¨ Principio de Control.

Se supervisa al trabajador para que realice adecuadamente su trabajo.

¨ Principio de Ejecución.

Se distribuye la responsabilidad en las labores de trabajo.

Taylor, Frederick, empezó a crear los principios de acuerdo a las observaciones hechas en aquella época, pensando en obtener la mejor productividad sobre la base de tiempos y movimientos.

En Francia, Fayol, Henry, publicó su libro llamado "Administration Industrial et General" en el año de 1916, donde aparecen por primera vez los principios de la administración, que son los siguientes:

LOS 14 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE FAYOL:

Según Terry & Franklin (1997), definen los Principios de la Administración “Una declaración o verdad fundamental que proporciona una guía para el pensamiento o a acción”.

· División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar su trabajo. El epítome de este principio es la línea de montaje moderna.

· Autoridad: Los gerentes deben guiar órdenes para que se hagan las cosas. Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho de mandar, los gerentes no siempre lograran la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal (por ejemplo, la experiencia pertinente).

· Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organización. La disciplina es resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos justos (como las disposiciones para recompensar resultados extraordinarios) y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones.

· Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. Farol pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente, habría conflictos en las instrucciones y confusión con la autoridad.

· Unidad de Dirección: Las operaciones de la organización con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan. Por ejemplo, el departamento de personal de una empresa no debe tener dos directores, cada uno con una política diferente de contratación.

· Subordinación del Interés Individual al Bien Común: En cualquier empresa, los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización entera.

· Remuneración: La retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores.

· Centralización: Al reducir la participación de los subordinados en la toma de decisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza.

· Jerarquía: La línea de autoridad de una organización, en la actualidad representadas por casillas y líneas bien definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa.

· Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos u ocupar los puestos más adecuados para ellas.

· Equidad: Los administradores deben ser ambles y justos con sus subordinados.

· Estabilidad del Personal: Las tasas elevadas de rotación de empleados socavan el buen funcionamiento de la organización.

· Iniciativa: Los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes. Aun cuando se puedan presentar algunos errores.

· Espíritu de Grupo: Cuando existe el espíritu de grupo la organización tendrá una sensación de unión. Incluso los pequeños detalles podrían alentar el espíritu.

CARÁCTER TÉCNICO DE LA ADMINISTRACIÓN:

La administración consiste fundamentalmente en como lograr la máxima eficiencia de la coordinación, por lo tanto, debe ser un conjunto de reglas.

Se dice que la administración es una ciencia, pero según Paterson y Plowman, es:

Una técnica por medio de la cual se determinan, clasifican y realizan los principios y objetivos de un grupo humano particular.

Es por ello que en la práctica puede señalarse las diferencias entre las ciencias y las técnicas:

a) La ciencia tiene como objeto el valor “verdad’, en tanto que la técnica busca realizar el valor “utilidad’. Al científico le interesa saber “lo que es’, sea útil o no, o hasta inconveniente, sin pretender, en ningún caso, que sus reglas e instrumentos sean mas o menos verdaderos que otros.

b) De lo anterior deriva que la ciencia esta formada por un conjunto de principios, o al menos se basa en ellos: la técnica se compone de un conjunto de reglas e instrumentos.

c) Precisamente por lo antes asentado, lo que constituye una ciencia es de suyo inmutable, o por lo menos naturalmente estable, aun cuando varían las circunstancias y consiguientemente la aplicación de los principios, en cambio las técnicas son esencialmente cambiantes, pues tan pronto como se encuentre una técnica mejor la anterior será abandonada como inservible, total o parcial.

d) Otra característica de la diferenciación, consiste en que los principios que forman una ciencia “se descubren”, en tanto que las normas e instrumentos que constituyen una técnica se “crean’.


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